e="Times New Roman">5)全部或局部以电子记录存放。11 抵押记录
协会应存放在注册代理办公室一份抵押记录记载每项协会的抵押，账单及其它有关文件包括以下记录：－
一) 抵押账单日期。
二) 抵押的资料。
三) 抵押的物业资料。
四) 物业信托人的姓名及地址，如没有信托人，业权人的姓名及地址。
五) 除物业业权是给负担者，业权存有人的姓名及地址。
六) 协会在抵押档中对将来再抵押的次序或相比的限制。
12 公章
协会应有一个公章，公章印本应存放在协会的注册办公室，协会可有多个公章和在此提及的公章是指每一个经理事会决议通过的一个公章。理事会应负责保存公章及把公章的印本存放在注册办公室，除另有提出，不然的话，在文件上盖印公章应有任何一个理事或由理事会决议指定人士的签名见证及确认，理事会的决议可在盖印公章前或后，可是一般性或具体和可指任何一个公章，理事会可提供公章的传真和任何理事或指定人士的签名的传真，传真可复印在任何档上与公章盖印同一效果。
13 分发
理事会不应将协会的资产分发给会员。
14 财政及审计
14.1 协会应保存足够资料能准确地证明协会的财政状况。
14.2 协会应从以下资源集资：－
一) 会员入会申请费及会员费。
二) 公众的捐款。
三) 协会的活动，有关企业及财务。
四) 利息及其它合法的收入。
14.3 常务理事会应聘用合资格的会计师去执行财政及审计符合本地注册规定的工作。
14.4 理事会可决定审计人士的费用。
14.5 审计人士可以是会员，但理事或执委在任期内不能当审计人士。
14.6 账本应存放在协会总部或理事会指定地方，理事会或常务理事会应可存账本，除通过理事会决议批准或会员大会批准，会员无权取存账本。
14.7 每年秘书长须向理事会呈交财政报告及每三年向会员大会呈交财政报告，审计人士应得到通知及参加有财政报告的会员大会。
14.8 理事会应决定协会的财政年度及委任独立审计人士去做审查报告。
14.9 协会的收入应存放在理事会或常务理事会批准的银行，理事会应委任负责签支票的人士。
14.10每个审计人士应有权随时检查协会的账目和有权向协会的理事和执委索取对他工作有关的资料及解释。
15 通知
15.1 由协会发放给会员的通知，数据或书面文件可通过手递或邮寄到在会员录登记的会员地址。
15.2 提交给协会的传讯，通知，训令，文件，进程，数据或书写文件可通过递交或邮寄到协会注册地址或递交或以注册邮寄到协会的注册代理。
15.3 传送给协会的传讯，通知，训令，文件，进程，数据或书写文件可以准时的递送记录，正确的地址及足够的预缴的邮票证明已送到协会的注册位址或注册代理的办公室或注册地址。
16 自愿性清盘
一) 协会可通过会员大会决议委任一个自愿清盘官。
二) 如清盘和赏还所有债务后，有的剩余资产可通过会员大会按第16(五)项批准分配的决议，分配给会员，不然的话资产应转给任何慈善机构，协会或在会章上包括推介，保护和支持华人或华裔人士和同时是建筑师，建筑学者或对建筑有建树的人士的机构，如没有以上机构，清盘官可决定适当的机构。
17 继续运作
协会可通过会员大会决议或理事会决议，在处女岛以外的注册按当地法律继续运作协会。